Comment Piwigo aide les équipes à collaborer à distance

Ça y est, nous sommes repartis en France et un peu partout dans le monde pour une deuxième période de confinement, avec retour massif au télétravail. Depuis le printemps, nombreux sont ceux qui parmi nous ont dû bouleverser leurs habitudes de travail en équipe : finie la pause café, bonjour la messagerie interne, les réunions en visio, les outils collaboratifs…

Chez Piwigo, nous sommes habitués, puisque tous les membres de l’équipe (permanents, stagiaires, collaborateurs externes, contributeurs de la communauté…) travaillent depuis des lieux voire même des pays différents. Et parmi d’autres outils, nous utilisons Piwigo au quotidien pour le travail en équipe ! C’est pourquoi nous avons eu l’idée de partager quelques conseils pour utiliser au mieux Piwigo dans le contexte actuel.

Passer du stockage local au Cloud partagé

Impossible de se partager un disque dur externe entre collègues lorsque l’on n’est plus physiquement sur le même lieu de travail.

Difficile aussi de compter sur le répertoire réseau partagé (vous savez, le répertoire Z:/ sur le bureau de votre ordinateur, depuis lequel vous accédez à des milliards d’arborescences de dossiers incompréhensibles ?)

D’ailleurs, ce sont des supports de sauvegarde assez risqués (à ce sujet, lisez notre article : Disques durs externes, CD-roms, répertoires réseaux : les ennemis de votre photothèque).

Alors la bonne résolution, c’est de passer au Cloud pour stocker, organiser et partager vos fichiers.

Ça tombe bien, chez Piwigo, nous proposons une offre clé en main pour héberger tous vos fichiers (en priorité les fichiers images, mais également les vidéos, PDF…). Et si vous le souhaitez, vous pouvez demander à quelqu’un qui s’y connait de télécharger Piwigo et de l’installer gratuitement sur votre hébergement web.

Avec Piwigo, un Cloud sécurisé dédié aux fichiers média

Avec Piwigo, vous avez tous les outils en main pour créer votre médiathèque d’entreprise, sécurisée et accessible depuis n’importe où par tous les collaborateurs.

La plupart des clients entreprise de Piwigo.com utilisent d’ailleurs Piwigo de cette manière, ce qui fait que leur photothèque est totalement privée, inaccessible au grand public, et uniquement aux collaborateurs.

Il est possible de gérer différents niveaux d’accès (consultation, ajout, modification…), de limiter les accès des collaborateurs à certains albums seulement (en fonction de leur service, par exemple). Il est également possible de créer des accès temporaires pour des partenaires externes et d’activer le partage par lien pour les personnes n’ayant pas de compte sur votre photothèque.

Bref : avec Piwigo, vous avez un outil idéal pour stocker vos fichiers sur un espace en ligne, partagé, sécurisé, et la cerise sur le gâteau : respectueux de vos données personnelles. Pas de traceurs publicitaires chez nous. Et vous conservez votre propriété intellectuelle.

Pour en savoir plus, lisez le témoignage Client de Germain Dutilleul, Responsable Communication à l’ICAM.

Classez vos fichiers pour les retrouver facilement

“Elle est où la dernière version du logo ?”

Vous avez déjà entendu ça mille fois au bureau, et maintenant que vous êtes passé(e) en télétravail, ça n’est pas mieux. Il serait temps de faire le ménage dans vos dossiers, non ? Ainsi, chacun serait autonome et gagnerait du temps.

Ça tombe bien, Piwigo va vous aider. Au lieu de fouiller des heures dans une arborescence de dossiers, avec Piwigo, retrouver un fichier est un jeu d’enfant.

Comme sur votre ordinateur, vous avez la possibilité de créer des albums et sous-albums avec une profondeur infinie, mais ce n’est pas tout. Vous pouvez aussi utiliser les tags pour classer et filtrer vos fichiers, quelque soit l’album dans lequel ils sont classés.

Vous pouvez bien sûr rechercher vos images par leur nom ou d’autres critères (auteur, description…) grâce au moteur de recherche, et même les afficher sur une carte en fonction du lieu de prise de vue.

Vous pouvez même mettre en place un système de filtre multicritères comme sur l’exemple ci-dessous (lire cet article pour en savoir plus).

D’ailleurs, ce sont nos clients qui le disent le mieux :

“Depuis la mise en place de Piwigo, on perd beaucoup moins de temps à chercher les photos dont on a besoin, c’est immédiat, on est toujours à jour.”

Cindy D, Chargée de communication et marketing, chez ECT (lire le témoignage).

Partagez vos fichiers en quelques clics

“Tu m’envoies un Wetransfer ?”

Ça aussi, vous l’avez entendu mille fois. Vous organisez un shooting photo, le photographe vous envoie un Wetransfer, vous téléchargez les fichiers sur votre ordinateur, faites le ménage dans les images, et puis vous renvoyez un Wetransfer à votre collègue…

Avec Piwigo, tout ça c’est fini. Votre photothèque intègre tout ce qu’il faut pour partager les fichiers et collaborer.

Tout d’abord, vous pouvez autoriser votre photographe ou toute autre personne à ajouter des fichiers directement sur votre Piwigo, en toute sécurité.

Ensuite, vous pouvez faire “le ménage” directement sur Piwigo en ne conservant que les meilleures photos. Ou bien conserver les archives et créer une sélection partageable avec vos collègues ou d’autres personnes. 

Tout ceci est valable pour les photos mais aussi pour tout autre type de fichier, image, vidéo ou PDF ! Brochures, créations graphiques, identité visuelle… C’est pour ça que les équipes communication adorent Piwigo.

Vous pouvez aussi, lorsqu’on vous demande un fichier en particulier, partager directement le lien vers ce fichier. Tout cela évite les doublons, les problèmes de version (laquelle est la bonne ?). Et en plus, c’est bon pour la planète !

Luttez contre la pollution numérique avec Piwigo

Oui, vous avez bien lu : travailler en équipe avec Piwigo peut diminuer la pollution numérique engendrée par les échanges en équipe !

En effet, à chaque fois que vous envoyez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) par email ou sur un autre outil de messagerie, à chaque fois que vous téléchargez des fichiers sur un serveur, à chaque fois qu’un fichier est stocké en doublon quelque part : vous utilisez des ressources serveur, et donc, de l’énergie.

En centralisant tous vos médias sur Piwigo, vous évitez la pollution numérique engendrée par les partages de fichiers. Chaque collaborateur peut aller chercher les fichiers dont il a besoin sur la photothèque, vous pouvez vous contenter de partager un lien plutôt que des pièce jointe. C’est une des bonnes pratiques recommandées pour limiter la pollution numérique liée à la digitalisation des méthodes de travail.

Comment nous utilisons Piwigo pour travailler en équipe

Chez Piwigo, nous utilisons notre propre solution au quotidien pour travailler en équipe.

Nous avons un Piwigo interne, accessible uniquement aux collaborateurs. Il nous sert notamment pendant les étapes de design de nouvelles fonctionnalités ou de nouvelles pages de nos sites web. Le designer crée un album pour partager ses propositions de maquettes graphiques, chacun peut les télécharger s’il le souhaite en petit ou grand format.

phototheque piwigo
Capture d’écran de notre Piwigo interne.

Chacun peut également poster un commentaire pour donner son avis.

Notre Piwigo interne nous permet également de partager des captures d’écran lorsque nous rencontrons un bug ou un dysfonctionnement. 

Enfin, il sert de base de référence pour les ressources donc nous pouvons avoir besoin régulièrement : logos, captures d’écran…

En parallèle nous utilisons un autre logiciel open Source, Mattermost, un logiciel de messagerie instantanée. Il nous permet de discuter en temps réel sur des groupes de discussion thématique, de partager des liens, des documents… D’ailleurs, nous n’envoyons quasiment plus d’emails !

mattermost
Mattermost, un outil open source de chat en ligne.

Nous sommes convaincus que le monde de l’open source a un rôle important à jouer dans la digitalisation des entreprises. Il est important de ne pas nous laisser confisquer nos outils de travail par les GAFAM. Il existe des alternatives à Microsoft Teams, Google Drive et autres Salesforce, et à notre échelle, nous souhaitons, avec Piwigo, aider les salariés et entrepreneurs partout dans le monde à mieux collaborer et à travailler plus efficacement.

Photo par Chris Montgomery sur Unsplash

2 réponses à “Comment Piwigo aide les équipes à collaborer à distance”

  1. Bonjour, bonjour
    cela fait 2-3 jours que je lis et relis toutes ces infos. Mon site “safrounet.piwigo” s’ouvre avec la mention NON SECURISE” et je ne trouve pas ce que je dois/devrais faire.
    Merci de m’aider
    Bonne journée
    Anne-Marie

    Répondre

    1. Bonjour Anne-Marie, avez-vous contacté le support client ? Pour cela vous devez écrire à l’adresse contact@piwigo.com.
      Bonne journée

      Répondre

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