Comment travailler en équipe avec Piwigo ?

Au fil des années, Piwigo a intégré de nombreuses fonctionnalités qui permettent de collaborer avec une équipe ou des partenaires de manière efficace et sécurisée. Pourtant, certaines de ces possibilités sont encore méconnues de nos clients ! Alors dans cet article, on fait le point sur la gestion des utilisateurs dans Piwigo.


Sommaire de l’article :


Les statuts et droits utilisateurs avec Piwigo : explications

Piwigo intègre une gestion très fine des utilisateurs, vous le savez sans doute déjà. Mais il nous semblait intéressant de faire le point sur le fonctionnement des différents profils et des droits utilisateurs.

Les statuts utilisateurs les plus courants

Administrateur

Un administrateur a accès à toutes les données présentes dans Piwigo, et surtout, il a accès à l’espace d’administration :

  • ajout, modification et suppression d’albums, 
  • ajout, modification et suppression de photos,
  • ajout, modification et suppression d’utilisateurs,
  • gestion des tags,
  • visualisation des statistiques et de l’historique des actions dans la galerie,
  • gestion des commentaires.

En revanche, il n’a pas accès au paramétrage du thème de la galerie, ni à l’ajout de plugins.

Qui sont les administrateurs ?

Dans la plupart des organisations, les administrateurs sont les gestionnaires de la photothèque : documentaliste, responsable communication, iconographe…

Visiteur

Un visiteur peut se connecter à votre galerie Piwigo, mais pas à l’administration. Par défaut, quand vous créez un utilisateur, il a le statut de visiteur. 

Un visiteur peut visualiser et télécharger les fichiers de votre photothèque auxquels il a droit, mais il ne peut pas ajouter de photo à Piwigo (sauf avec le plugin Community, nous en reparlerons plus loin).

Qui sont les visiteurs ?

Au sein d’une organisation, dans la majorité des cas, la plupart des utilisateurs sont des visiteurs : ce sont les personnes qui se connectent à la photothèque pour rechercher et télécharger les fichiers dont elles ont besoin.

Les statuts utilisateurs plus spécifiques

  • Webmaster : il a les mêmes droits que l’administrateur, mais également d’autres droits : activer ou désactiver des plugins, modifier le thème, accéder aux options de configuration de la galerie… Par défaut, le premier utilisateur créé lors de l’inscription  est Webmaster.
  • Générique : Ce statut peut être utile lorsque plusieurs personnes partagent le même compte utilisateur. Les profils génériques ont accès à votre galerie mais pas à l’administration, comme les visiteurs, mais avec quelques spécificités (pas de possibilité de modifier le mot de passe ou la langue d’affichage, par exemple).
  • Invité : Ce statut correspond aux utilisateurs de la galerie qui ont été désactivés (par exemple, les anciens utilisateurs qui ont quitté votre équipe).

Droits utilisateurs dans Piwigo : qui voit quoi ?

Comme on vient de le voir, dans Piwigo, il existe différents statuts, ou profils d’utilisateurs.

Mais ça ne nous dit pas qui peut avoir accès à quelles photos, à quels albums… Une problématique importante dès lors que plusieurs équipes ou plusieurs services partagent l’accès à la photothèque.

Pour cela, on a deux niveaux différents de gestion des accès :

Les droits utilisateurs par album

La façon la plus simple et la plus courante, c’est de gérer des habilitations par album.

Albums privés et albums publics

Tout d’abord, on peut définir pour chaque album son statut : privé ou public.

Les albums publics seront visibles par tous les visiteurs non connectés de votre photothèque (qui n’ont pas de compte : cela correspond à l’utilisateur spécial “guest”).

Dès lors qu’une personne consulte le site web de votre galerie sur internet, elle peut visualiser les albums publics, et uniquement ceux-ci.

albums publics et privés piwigo
Un album peut être public ou privé.

Les albums privés, eux, sont accessibles uniquement aux utilisateurs identifiés, qui se seront connectés avec leur login et leur mot de passe.

Au passage, vous pouvez tout à fait choisir de ne laisser aucun album public : dans ce cas, personne ne peut accéder à votre photothèque sans compte utilisateur. C’est un mode de fonctionnement assez courant au sein des organisations et entreprises.

Habilitations pour chaque album

Ensuite, pour chaque album privé, on va pouvoir définir qui, parmi les utilisateurs, qui a le droit de le visualiser.

droits utilisateurs par album piwigo
Pour chaque album privé, on définit quels utilisateurs y ont accès.

Pour simplifier la gestion de ces autorisations, il est intéressant de créer des groupes d’utilisateurs (par service, par exemple), et de gérer les accès aux albums au niveau de chaque groupe. Ainsi, dès que je crée un album, je définis quels sont les groupes d’utilisateurs qui y ont accès, et cette autorisation se répercute automatiquement sur tous les utilisateurs du groupe.

Les niveaux de confidentialité

Attention !

On parle ici d’une fonctionnalité avancée de Piwigo, que l’on vous déconseille d’utiliser si vous êtes débutant !

Si vous avez besoin de gérer des droits d’accès très précis, fichier par fichier, indépendamment des albums, vous pouvez vous pencher sur cette fonction.

Dans Piwigo, chaque fichier peut être associé à un niveau de confidentialité. 

Par défaut, voici les niveaux de confidentialité présents dans Piwigo (mais on peut les renommer en personnalisant les libellés dans chaque langue) :

  • Admins
  • Famille
  • Amis
  • Contacts
  • Aucun (par défaut)

Chaque utilisateur devra également être associé à un niveau de confidentialité. Les utilisateurs ayant le niveau le plus haut (Admins) auront accès à tout. 

Les utilisateurs “Famille”, eux, n’auront accès qu’aux photos associées aux niveaux de confidentialité “Famille”, “Amis” et “Contacts”. 

Les utilisateurs “Amis” n’auront accès qu’aux niveaux “Amis” et “Contacts”. 

Les utilisateurs “Contacts” ne verront que les fichiers du niveau “Contacts”.

C’est une gestion de droits “en cascade”, un peu complexe à appréhender et relativement “figée”, c’est pourquoi on a tendance à la déconseiller aux utilisateurs débutants.

Qui peut ajouter des photos à votre photothèque Piwigo ?

On l’a vu dans le premier chapitre de cet article, seuls les administrateurs ont le droit d’ajouter des fichiers sur Piwigo.

Les utilisateurs “classiques”, qui n’ont accès qu’à la galerie web et pas à l’espace d’administration, ne peuvent pas ajouter de fichiers dans Piwigo, et c’est normal : si tout le monde pouvait le faire, ce serait vite le bazar.

Pourtant, c’est parfois nécessaire, pour plusieurs raisons :

  • Vous travaillez avec un photographe, et pour gagner du temps, vous souhaitez qu’il envoie son dernier shooting directement sur Piwigo pour faire le tri, plutôt que passer par un CD ou un transfert de fichiers ;
  • Certains membres de votre équipe sont chargés de créer des fichiers (photos retouchées, créations graphiques, brochures…) et vous ne voulez pas qu’ils soient obligés de passer par l’administrateur pour les ajouter à un album ;
  • Des utilisateurs sur le terrain doivent envoyer des photos prises sur un site (agents de maintenance, chefs de chantier, responsables de site…). Leur permettre de les ajouter directement à Piwigo fait gagner du temps à tout le monde (surtout s’ ils utilisent l’application mobile Piwigo pour iOS ou Android !).

Et bien, c’est possible avec le plugin Community !

ajout  photo par non administrateur piwigo community plugin

Une fois ce plugin activé, vous allez pouvoir déterminer :

  • Qui a le droit, parmi les utilisateurs, d’ajouter des photos sur Piwigo (tout le monde, certains utilisateurs en particulier, les membres d’un ou plusieurs groupes…) ;
  • Dans quel(s) album(s) ils ont le droit d’ajouter des fichiers. Il est possible de créer un album spécifique à chaque utilisateur, si les fichiers ont besoin d’être revus et triés par un administrateur avant classement définitif dans la photothèque ;
  • Si les photos doivent être validées par un administrateur avant qu’elles ne soient publiées dans la galerie.

Les visiteurs identifiés sur votre galerie et habilités à ajouter des photos auront accès à une nouvelle page “Ajouter des photos” qui contient un formulaire de téléchargement.

community piwigo ajout de photo
Ajout de fichiers par un visiteur habilité sur une galerie Piwigo

Dans la plupart des cas, les photos ajoutées par des utilisateurs doivent être validées par un administrateur avant ajout définitif. Dans ce cas, l’administrateur est prévenu par email que de nouvelles photos ont été ajoutées.

Il peut alors, pour chaque fichier ajouté, le valider ou le rejeter. Il peut également modifier les fichiers (propriétés, titre, tags…), et leur niveau de confidentialité. 

Community piwigo photo en attente de validation
Une liste de fichiers en attente de validation par l’administrateur.

Alors, est-ce que c’est limpide pour vous maintenant ?

Si vous avez lu cet article, en tant qu’administrateur de votre galerie, on vous conseille de faire le point sur les utilisateurs de votre photothèque et sur leurs habilitations. Peut-être qu’il est temps de faire un peu de ménage !

Par ailleurs, si vous ne connaissiez pas le plugin Community, il y a de fortes chances pour qu’il vous soit utile.

On se retrouve bientôt pour un nouvel article, pour faire le point sur les fonctionnalités collaboratives et notamment, les options de partage dans Piwigo.

2 réponses à “Comment travailler en équipe avec Piwigo ?”

  1. Bonjour,
    Pour des albums définis comme étant public, peut-on n’autoriser que certains utilisateurs déclarés et donc enregistrés à télécharger l’album complet, sans qu’un internaute lambda puisse lui avoir la possibilité de télécharger ?
    Je me bats avec çà depuis un certain temps, mais je ne trouve rien. J’ai dû rater quelque chose quelque part, et si je peux avoir un coup de pouce et trouver la solution, vous aurez droit à ma reconnaissance éternelle. 😉
    Encore merci pour ce beau produit qu’est Piwigo.

    Répondre

    1. Bonjour Alain, désolée mais ce que vous demandez n’est pas possible aujourd’hui 🙁
      Le plugin “Download permission” permet de définir les autorisations de téléchargement pour chaque album. Tous les utilisateurs autorisés à télécharger (c’est à dire qui ont l’option “Haute définition actif” cochée dans leur profil) pourront télécharger les albums accessibles en téléchargement.

      Répondre

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