Partage et commentaires : comment collaborer efficacement avec Piwigo ?
Dans un précédent article, on vous présentait la gestion des utilisateurs de Piwigo et toutes ses finesses : qui a le droit d’ajouter des fichiers, qui voit quoi… Aujourd’hui, on se penche sur les fonctionnalités collaboratives et notamment, toutes les options de partage.
Comme on l’a vu dans le dernier article, Piwigo vous permet de définir une organisation d’équipe et des droits d’accès grâce aux utilisateurs et groupes d’utilisateurs.
Mais une autre question se pose souvent : comment partager uniquement un album ou une photo privée à un membre de son équipe, à une personne d’un autre service ou à un partenaire extérieur ? Doit-il nécessairement avoir un compte sur le logiciel ?
Le partage de fichier amène souvent à des manipulations fastidieuses et inutiles : se connecter sur la photothèque pour télécharger une photo et l’envoyer par mail ; voire même, télécharger un album entier, et utiliser un service de transfert de fichiers pour le transmettre à la personne concernée.
Pourtant, chez Piwigo, on a pensé à tout pour vous faciliter la vie et vous faire gagner du temps, en évitant la multiplication d’outils et de doublons de fichiers ! On vous explique toutes les astuces dans cet article.
Sommaire de l’article :
- Comment partager un album avec des utilisateurs de Piwigo ?
- Comment partager une photo avec une personne externe à Piwigo ?
- Comment partager un album avec une personne externe à Piwigo ?
- Comment créer et partager des sélections de photos ?
- Comment collaborer en équipe grâce aux commentaires ?
Comment partager un album avec des utilisateurs de Piwigo ?
Il est possible, depuis l’administration Piwigo, d’envoyer un email à un ou plusieurs utilisateurs, afin de les inciter à découvrir un album.
Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans l’album concerné depuis l’administration de Piwigo, et dans l’onglet Notification. L’email peut être envoyé à un ou plusieurs utilisateurs, ou directement à tous les membres d’un groupe pour gagner du temps.
Les personnes concernées recevront un email contenant un lien vers l’album, accompagné de votre message.
Mais attention : cette fonctionnalité n’est utilisable qu’avec des personnes disposant déjà d’un compte sur votre Piwigo. Pour partager un fichier ou un album avec des personnes externes, passez aux chapitres suivants.
Comment partager une photo avec une personne externe à Piwigo ?
Depuis votre galerie Piwigo, vous pouvez envoyer par email en un clic une photo à un correspondant, même s’il n’a pas de compte Piwigo.
Pour ajouter cette fonctionnalité à votre galerie, il vous suffit d’activer le plugin Private Share.
Une fois ce plugin activé, vous trouverez dans votre galerie Piwigo une icône “Partager” sur chaque photo. Ce bouton vous permet d’envoyer le fichier par email à n’importe qui.
Votre correspondant recevra un email avec un lien de téléchargement, qui sera valide pendant une durée limitée (paramétrable par vos soins).
C’est une manière simple et sûre de partager un fichier. En plus, c’est écoresponsable puisque cela vous évite d’encombrer votre boîte mail et celle de votre interlocuteur !
Pour aller plus loin : lisez la documentation du Private Share pour Piwigo
Comment partager un album avec une personne externe à Piwigo ?
Vous avez besoin de partager l’intégralité d’un album avec un collaborateur ou un partenaire qui n’a pas de compte sur votre photothèque ?
Pas de souci, c’est également possible. Plus besoin de passer par des outils de transfert de fichier ou des échanges de clés USB !
Pour ajouter cette fonctionnalité à votre galerie, il vous suffit d’activer le plugin Share Album.
Une fois ce plugin activé, vous trouverez dans votre galerie Piwigo une icône “Partager” sur chaque album privé.
Cliquer sur cette icône vous permettra de générer une URL d’accès qu’il vous suffira ensuite de transmettre à vos collègues ou interlocuteurs externes à votre organisation. Le lien peut être renouvelé ou annulé lorsque vous n’en n’avez plus besoin.
Pour aller plus loin : lisez la documentation du Share Album pour Piwigo
Comment créer et partager des sélections de photos ?
Vous avez besoin de créer des sélections de photos piochées dans différents albums, et de les partager ?
C’est possible grâce au plugin User Collections.
Ce plugin permet à tout utilisateur de créer des collections de photos.
Une fois le plugin activé, une icône “Ajouter à une collection” apparaît à côté de chaque photo sur la galerie.
Chaque utilisateur peut créer autant de collections qu’il le souhaite, pour retrouver facilement les fichiers dont il a besoin.
Il peut retrouver ses sélections depuis le menu “Collections”, et si l’administrateur a activé cette option, partager sa sélection en générant un lien (ce lien peut être personnalisé, sécurisé par mot de passe et associé à une date d’expiration).
Une collection peut également, si l’administrateur l’a choisi, être envoyée par email : soit uniquement à un administrateur, soit à une autre personne.
C’est une fonctionnalité très pratique et pourtant méconnue !
Pour aller plus loin : lisez la documentation du User Collections pour Piwigo
Comment collaborer en équipe grâce aux commentaires ?
Il est parfois nécessaire de discuter en équipe au sujet d’une photo, d’une maquette ou d’un visuel créatif. Plutôt qu’organiser une réunion, vous pouvez échanger à distance grâce aux commentaires !
Piwigo permet aux utilisateurs, connectés ou non à votre galerie, de laisser des commentaires sur un album ou sur une photo.
Selon votre choix, les commentaires peuvent être libres, ou bien doivent être validés par un administrateur.
C’est un bon moyen d’échanger en équipe sur un projet !Si vous activez le plugin Subscribe to Comments, les utilisateurs peuvent être notifiés par email à chaque nouveau commentaire, pour ne rien perdre des échanges.
Pour aller plus loin : lisez ce chapitre de la documentation Piwigo dédié aux commentaires
Nous espérons que tous ces conseils vous seront utiles !
Et vous, comment travaillez-vous en équipe avec Piwigo ?
Photo de Austin Distel sur Unsplash