Importer une photothèque existante dans Piwigo : comment ça se passe ?

Quand une organisation décide de mettre en place Piwigo, il arrive qu’on parte de zéro. Mais souvent, il existe déjà une photothèque en place : un logiciel de photothèque ou de Digital Asset Management, un CMS comme WordPress ou Drupal, ou parfois, un outil sur mesure. Dans ce cas, pas question de recommencer depuis le début : les utilisateurs veulent garder leur classement, leurs albums, leurs propriétés (titres, auteurs, descriptions, copyrights, tags…).

Alors, comment ça se passe ? Qu’est-ce qu’on peut reprendre ? Comment ? Et à quel point c’est simple… ou pas ? C’est ce qu’on vous raconte ici, à partir de cas concrets rencontrés par l’équipe Piwigo.

Le principe de l’import sur mesure

Quand un client nous demande de reprendre une photothèque existante, peu importe le logiciel d’origine, la méthode est globalement la même :

1. Le client nous fournit un tableur (CSV ou Excel), avec une ligne par photo, et des colonnes correspondant aux propriétés des fichiers : nom de fichier, titre, auteur, date, description, tags, albums…
2. Il nous transmet également les fichiers média, idéalement via un accès FTP qu’on crée pour lui. Dans certains cas, on a aussi reçu un disque dur par la Poste ou un fichier zip de 220 Go sur un Drive !
3. On prépare un Piwigo de développement (un environnement temporaire de test), dans lequel on importe d’abord les images ; ensuite, on fait correspondre les données du fichier tableur avec les fichiers importés, pour remplir les propriétés dans Piwigo, associer les fichiers aux bons albums / tags, …

C’est cette étape de correspondance (ou mapping) qui est la plus délicate : il faut que chaque ligne du tableau corresponde exactement à un fichier. Et ce n’est pas toujours gagné…

Ce qui complique l’import

Plusieurs choses peuvent ralentir le processus :

• Les noms de fichiers : parfois, les noms dans le CSV ne correspondent pas exactement à ceux des fichiers (accents, caractères spéciaux, espaces, extensions différentes,…). Il faut alors nettoyer, retraiter, ajuster.
• Les doublons : il arrive qu’il y ait plusieurs fichiers avec le même nom dans des dossiers différents, ce qui complique la correspondance automatique.
• Des colonnes inutiles ou vides : on passe parfois du temps à analyser des données qu’on finit par ne pas importer.
• Des règles de gestion à mettre en place : parfois, la correspondance entre les fichiers et le tableau des métadonnées ne peut pas se faire via le nom de fichier, il faut donc ruser pour mettre en place un mapping sur mesure. Dans d’autre cas, on va écrire un algorithme pour extraire automatiquement une propriété du nom de fichier (comme la date).
• Des exports complexes ou verrouillés : dans certains cas, ce qui prend le plus de temps, c’est de récupérer les données d’un ancien logiciel. Certains éditeurs facturent la restitution des données (parfois plusieurs milliers d’euros), ou fournissent des fichiers difficiles à exploiter. Chez Piwigo, on trouve ça inacceptable : vos données vous appartiennent, point.

Enfin, ce qui prend du temps, c’est la discussion avec le client : que veut-il conserver ? Que faire de telle colonne ? Est-ce que cette donnée a vraiment une valeur ajoutée ? Tout cela se décide ensemble, et chaque projet est un cas particulier.

Et si vous voulez faire l’import vous-même ?

La reprise de données sur mesure n’est comprise dans l’abonnement Piwigo que pour les clients d’une offre VIP. Les autres clients, ainsi que les entreprises qui hébergent elles-même leur Piwigo peuvent demander un devis. En effet, comme vous l’avez compris, ce n’est jamais automatique : cela demande du temps et du travail, cela ne peut donc pas être gratuit.

Mais si vous n’avez pas le budget, il existe quelques solutions pour faciliter l’import initial de fichiers dans votre Piwigo :

• Piwigo Remote Sync : permet d’importer automatiquement une arborescence de fichiers stockés en local, en conservant la structure des dossiers sous forme d’albums.
• Import initial via FTP (pour les clients piwigo.com) : vous pouvez nous demander un accès FTP pour déposer vos fichiers. Nous faisons ensuite l’import de base gratuitement, avec création automatique des albums à partir des dossiers.
• Plugin Properties Mass Update : permet d’importer des propriétés à partir d’un fichier CSV. Il faut un fichier par propriété (titre, description, auteur, tags…). Attention : les fichiers doivent déjà être importés dans Piwigo, et les noms dans le CSV doivent correspondre exactement.
• Plugin Flickr2Piwigo : si vous utilisiez Flickr auparavant, ce plugin permet d’importer vos albums ou photos en masse, avec les propriétés associées.

Cas concrets : ont l’a fait pour eux

Voici quelques exemples de clients pour lesquels nous avons effectué sur un import de données sur mesure. Les photos étaient auparavant stockées sur divers outils, comme Drupal, Ajaris, ePhoto, ou encore Oodrive.

Comme vous allez le voir, chaque cas est unique, et il y a toujours des surprises !

INRAE

L’éditeur de l’ancien logiciel de photothèque de l’INRAE nous a transmis un export CSV avec les propriétés, mais le fichier était corrompu : certaines lignes du CSV contenaient deux photos en une, il a donc fallu tout nettoyer manuellement.

Autre difficulté : il n’y avait aucune colonne indiquant dans quel album mettre les photos. On a donc dû deviner l’arborescence en analysant les noms de fichiers, et construire un algorithme sur mesure pour ça. Ce travail a demandé plusieurs itérations avec le client.

London Legacy

Cet organisme qui dépend de la mairie de Londres gère le patrimoine photo des sites des JO 2012. Nous avons reçu une base de données avec un schéma très complexe (chaque champ personnalisé était dans une table séparée).

Nous avons également récupéré un fichier CSV avec une trentaine de colonnes, et un zip de 220 Go sur Google Drive… dont 100 Go de fichiers inutiles, parmi lesquels il a fallu faire du tri. Et on ne vous dit même pas le temps qu’il a fallu pour télécharger ce fichier ! C’est pour cela que nous préférons la méthode du transfert FTP ☺️

Ensuite, nous avons réfléchi avec le client pour savoir comment exploiter au mieux dans Piwigo chaque champs du tableau. Par exemple :

• La colonne “collection” contenait parfois plusieurs valeurs : on en a fait des albums.
• La colonne “location” aussi pouvait avoir plusieurs lieux pour une même photo : mais cette fois, on en a fait des tags.

Le client a payé 1300 € pour l’import sur mesure. Un coût qui peut paraître élevé, mais imaginez le temps qu’il aurait fallu pour tout recréer à la main dans Piwigo, avec un total de 27 000 photos ?

In fine, les utilisateurs sont très satisfaits du résultat : il ne pensaient pas que ce serait si bien, et trouvent que Piwigo est nettement mieux que leur ancien système !

Grand Paris Seine Et Oise

Cette collectivité utilisait auparavant un autre logiciel. Pour cette fois, les équipes de l’éditeur ont collaboré à la récupération des données, mais GPSEO a tout de même dû payer 2000 ou 3000 € pour obtenir l’export complet.

Ce que nous avons récupéré :

• Un CSV contenant la liste des fichiers et leurs propriétés
• Un CSV contenant un thésaurus, avec une arborescence à 4 ou 5 niveaux
• 200 Go d’images déposées sur notre FTP.

Problème : chaque photo n’était associée qu’à une seule entrée du thésaurus (ex : “skatepark”), sans indication du niveau supérieur. Mais “skatepark” pouvait exister à plusieurs endroits dans l’arborescence : dans “urbanisme”, mais aussi dans “loisirs”. Il a donc fallu faire des choix manuels en collaboration avec le client.

Une fois l’import finalisé, Julie, iconographe partenaire de Piwigo, a pris le relais pour retravailler les albums et les tags.

Foyers de Charité

Ce client utilisait auparavant un autre logiciel de photothèque. Les données étaient plutôt propres : 3200 photos, 14 Go, un CSV contenant les métadonnées. Mais quelques ajustements ont été nécessaires : les dates étaient par exemple écrites en toutes lettres, et il y avait un décalage entre les noms des fichiers et ceux du CSV (accents supprimés d’un côté mais pas de l’autre).

Le transfert des images s’est fait via FTP, et l’import s’est déroulé sans encombre après nettoyage.

En résumé

Importer une photothèque dans Piwigo, c’est rarement du plug & play, mais c’est tout à fait possible. Tout dépend de la qualité des données, du format d’origine, et de vos besoins.

Notre rôle, c’est de vous accompagner pour faire les bons choix : que faire de telle colonne ? Comment structurer les albums ? Quelles métadonnées garder ? Et comment faire en sorte que vos utilisateurs retrouvent facilement leurs repères ?

En conclusion, on a envie de rappeler que chez Piwigo, vos données sont vraiment à vous. On ne vous enfermera jamais dans un système qui rend leur récupération difficile ou payante. Si jamais vous souhaitez quitter Piwigo, vous n’aurez aucune difficulté pour récupérer votre photothèque et toutes les propriétés associées ☺️

• Category: Bonnes pratiques
• Tag: entreprises, import